支援室からのお願い 事務手続きにまつわる、よくある問答集

最終更新日:2019年4月13日
重要:実習・フィールド調査・物品購入の前に、必ず以下の内容をご熟読ください!

出張
実習
フィールド調査


渡航の前に

PWS履修生は渡航前に、「PWS履修生出張申請書 (様式)」を (履修生→)指導教員→HQ→コーディネーターへと申請してください。
なお、渡航先が海外の場合は、「海外渡航誓約書 (様式)」 の提出もあわせて行ってください。
履修生から直接コーディネーターへの申請はできません。
提出時にはファイル名の末尾に名前を入れてください (ex: PWS-form-Request-for-Travel-Permission-ja_jane_doe.docx )

様式ダウンロード:PWS履修生出張申請書(docx), 海外渡航誓約書(PDF)

渡航の後に

1. 航空機・フェリー等の半券を紛失しないでください。
半券類は必ず持ち帰りの上、出張終了後は速やかにご提出ください。 支援室としても、事前に過去の半券SCAN をもとに必要書類を指示するなどしておりますが、それでも実習等での紛失が続いております。

2. PWS経費の支援を受けて出張を行った場合は、
出張後、report[at]wildlife-science.org宛に派遣研究者報告書(日本語版と英語版)を必ずご提出ください。
・報告書は、メンター(PWSプログラム指導教員)の確認を受けたものを提出してください。
・提出時にはファイル名の末尾に名前を入れてください (ex: Research-Activity-Report-ja_jane_doe.docx )


様式ダウンロード:派遣研究者報告書-日本語版(docx), 派遣研究者報告書-英語版(docx)

物品購入


立替払い

学生の立替払いは、支出の2週間前に「立替払承認申請書(様式)」を北部構内事務部経理担当者に提出する必要があります。この申請書は支援室が作成しますので、支出の前に必ず支援室に支出してよいかどうか確認の連絡をください。海外渡航中の支出であれば、出発前にご連絡ください。

立替払いのレシートは、必ず支出してから2週間以内に支援室に提出してください。

教職員であっても、10万円を超える立替払いに際しては、支出の2週間前に「立替払承認申請書(様式)」を北部構内事務部経理担当者に提出する必要があります。この申請書は支援室が作成しますので、支出の前に必ず支援室に支出してよいかどうか確認の連絡をください。

立替払いで購入した商品の写真を品番・個数がわかるようにメール添付で送ってください。

送料等の立替払いの際は、レシートだけではなく、送付物に貼り付ける宛先票のお客様控えの本紙が必要です。

可能な限り立替払いは避けていただき、公費払いが可能な業者を通じてのご購入をご検討ください。



物品の検収

可能な限り検収所を通って納品されるようご留意ください。検収所の検収印がない場合は、見積書・納品書・請求書本紙のほかに、以下をメール添付で支援室にお送りください。

・商品の品番・個数がわかる写真
・郵送で納品された場合は、箱に貼られている送付票(宛先票)本紙



PWS 履修生の学会参加旅費及び学会参加費の支給について

・国際学会大会参加費は、国内外の開催を問わず、これを支援する
・学会の年会費は個人で払う
・国内学会については、「いつでも・どこでも・なんでも」の自由の精神で旅費と日当は支援するが、大会参 加費は支援しない。